Zgodnie z kodeksem pracy pracownikowi przysługuje w danym roku kalendarzowym określona liczba dni urlopowych. Jeżeli z różnych względów całość bądź część tego urlopu nie zostanie wykorzystana, wówczas zostaje ona przeniesiona na rok kolejny.
Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, to należy go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Co istotne, 30 września może być pierwszym dniem zaległego urlopu.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy, nieudzielenie zaległego urlopu we wskazanym terminie naraża pracodawcę na karę grzywny w wysokości od PLN 1.000,00 do PLN 30.000,00. Kara może zostać nałożona wyłącznie w sytuacji, gdy zaniechanie powstało wyłącznie z winy pracodawcy. Jeżeli zaległy urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany z powodu leżącego po stronie pracownika, to kara taka nie zostanie wymierzona.